如何在 Outlook 中创建和使用模板？
作者：互联网
2026-04-13
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如果您经常编写类似邮件，反复输入相同内容不仅耗时，还效率低下。Outlook 内置的电子邮件模板可帮助您保存并重复使用常用邮件，优化工作流程，减少重复劳动，确保邮件内容一致性。如果您追求更高效、流畅的体验，Kutools for Outlook 的自动图文集功能为您带来更高级的模板管理方式，轻松实现模板快速插入、高效分类和内容一键获取。
在 Outlook 邮件发送中创建并使用模板（步骤繁琐 & 效率低）
使用 Kutools for Outlook，轻松在 Outlook 中创建及使用模板 ?（快速 & 流畅）
在 Outlook 邮件发送中创建并使用模板
如果您经常发送类似的邮件，Outlook 支持您创建电子邮件模板，帮助节省时间并确保内容一致。但在实际使用这些模板时，操作步骤较多，对于高频使用者来说效率并不高。以下为您介绍在 Outlook 中手动创建和使用模板的方法。
步骤 1：创建 Outlook 邮件模板
1. 打开 Outlook，单击主页 > 新建邮件，即可新建邮件。
2. 输入您希望保存为模板的邮件内容。
3. 编辑内容完成后，点击文件 > 另存为。
4. 在另存为对话框中，选择一个文件夹（）默认保存路径为：C:UsersYourUserNameAppDataRoamingMicrosoftTemplates），为文件命名，并在指定保存格式下拉菜单中选择 Outlook 模板（*.oft）格式。
5. 点击保存即可存储模板。
步骤 2：使用 Outlook 邮件模板
1. 在主页选项卡，点击新建项目 > 其他项目 > 选择表单。
2. 在选择表单对话框中，请按照以下步骤操作：
- 1）。在查找范围下拉菜单中，选择文件系统中的用户模板，轻松完成设置。
- 2）。找到并选中您之前创建的模板。
- 3）。单击打开按钮。
3. 完成必要的编辑并添加收件人后，发送邮件。
? 提示：Outlook 模板只适用于新建邮件。如需将模板插入到回复或转发邮件，请手动复制粘贴内容。Outlook 内置模板方法的局限性：
- ❌ 高频使用效率低下：对于每天依赖模板的用户，操作步骤繁琐，效率受限。
- ❌ 无法一键插入：无法通过单击实现模板的快速插入。
- ❌ 回复/转发时无法使用：Outlook 模板仅支持新建邮件，回复邮件时需手动复制粘贴内容。
- ❌ 更新繁琐：每次更新模板都需单独修改已保存的文件。
- ❌ 管理混乱：模板无法有条理地分类或管理。
如果您想要更快捷、更便捷地创建和插入模板，Kutools for Outlook 将为您带来高效的解决方案。
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虽然 Outlook 的内置模板功能实用，但每次插入模板都需要经过多个步骤。Kutools for Outlook 的自动图文集功能让您一键保存、分类并插入邮件模板，大大简化操作流程，尤其适合频繁群发邮件、追求高效便捷的用户。不容错过，立即体验高效办公新方式！
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1. 打开 Outlook，点击 Kutools > 资源，即可打开 Kutools 的自动图文集窗格，该窗格位于 Outlook 窗口右侧。
2. 选中邮件正文中需要保存为模板的部分，然后点击添加按钮即可。
3. 在添加到自动图文集对话框中：
- 1）。在名称字段中输入模板名称，轻松完成设置。
- 2）。在类别下拉菜单中选择一个分类，便于高效管理。（您也可以点击“）新建组”来创建新组。）
- 3）。单击添加即可保存模板。
4. 此模板现已存储在自动图文集窗格中。今后如需插入，只需点击已保存的条目内容，即可立即插入到邮件中。
为什么要选择 Kutools for Outlook 的自动图文集功能？
- ✅ 一键插入：只需一键，即可将模板快速插入新建、回复或转发的邮件中。
- ✅ 全场景适用：不同于 Outlook 的默认方法，您可直接在回复和转发邮件时使用模板，无需任何额外操作。
- ✅ 管理更高效：可对模板进行分类，轻松查找，无需翻阅冗长列表。
- ✅ 快速访问面板：在 Kutools 功能窗格中即可直接查看并插入模板，无需查找文件。
演示：用 Kutools for Outlook 轻松在 Outlook 创建和使用模板
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